Kontribusi Arsiparis Dalam Mendukung Koperasi Merah Putih

Dukung Tertib Administrasi dan Transparansi, Akuntabilitas Koperasi

Oleh: Iis Rismawati (Tendik Universitas Padjadjaran)

Koperasi Merah Putih bertujuan untuk memperkuat sektor ekonomi rakyat hingga ke tingkat desa, merupakan gagasan langsung dari Bapak Prabowo Subianto selaku Presiden Republik Indonesia. Menurut undang-undang Nomor 17 tahun 2012 koperasi adalah badan hukum yang didirikan oleh orang dan perseorangan atau badan hukum koperasi, dilakukan pemisahaan kekayaan para anggotanya sebagai modal untuk menjalankan usaha.

Koperasi dijalankan sesuai aspirasi dan kebutuhan bersama dibidang ekonomi, sosial, budaya sesuai dengan nilai dan prinsip koperasi. Dalam undang undang Nomor 17 tahun 2012 mencatumkan jenis koperasi sebagai berikut: koperasi simpan pinjam, koperasi konsumen, koperasi jasa dan koperasi produsen.

Kontribusi arsiparis untuk Koperasi Merah Putih

Menurut UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsiparis adalah seseorang yang memiliki kopetensi dibidang kearsipan, baik melalui pendidikan formal maupun pendidikan nonformal dan pelatihan kearsipan. Kompetensi tersebut memungkinkan mereka melaksanakan kegiatan kearsipan, seperti kegiatan kearsipan, seperti pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, dan menjamin terciptanya arsip dari berbagai
entitas.

Kontribusi arsiparis (petugas atau profesional kearsipan) terhadap Koperasi Merah Putih sangat penting dalam mendukung efektivitas, akuntabilitas, dan kelangsungan organisasi sebagai berikut; Pengelolaan Dokumen dan Informasi menjaga kepatuhan hukum dan regulasi, mendukung transparansi dan akuntabilitas Efesiensi operasional, pelestarian sejarah dan identitas Koperasi dan pendidikan dan pelatihan internal.

Menurut data koperasi merah putih di Indonesia 9.835 koperasi, sudah terbetuk dan masih berjalan pemilihan pengurus koperasi, kepengurusan yang terdiri dari Ketua, Sekretaris, bendahara dan anggota pengurus lainnya dipilih melalui badan musyawarah Desa Khusus (Musdesus).

Pengurus koperasi adalah orang yang dipilih untuk menjalankan kegiatan operasional koperasi, mengelola semua kegiatan yang ada dikoperasi dan bertanggung jawab penuh merencanakan, mebuat program kerja, melaksanakan keputusan Rapat Anggota, mengelola kegiatan simpan pinjam,penjulan, produksi menjadi wakil pihak external, menyusun laporan keuangan dan laporan kegiatan tahunan kepada para anggota.

Fakta dilapangan bahwa desa-desa memiliki ada KUD (Koperasi Unit Desa) dan BUM Desa, tapi keduanya mempunyai kepentingan yang sama yaitu untuk memajukan, meningkatkan kesejahtraan masyarakat desa, menurut undang-undang Nomor 6 Tahun 2024 teantang BUM Desa sebagai badan uasaha dengan kepemilikan modal berasal dari desa (seluruh atau sebagian) yang merupakan kekayaan terpisah untuk tujuan pengelolaan aset, jasa layanan umum dan usaha lain dengan tujuan meraih kesejahtraan masyarakat desa.

Analisis BUM Desa dan Koperasi Merah putih masih mempunyai kesamaan tujuan untuk masyarakat desa dalam perbaikan perekonomian menuju masyarakat yang sejahtera namun perbedaannya jelas memiliki Koperasi merah putih lebih unggul karena mempunyai rantai pasok nasional, memberi dorongan kepada para anggota untuk menabung (tabungan anggota) yang akan mambantu menjadi modal keberlanjutan, koperasi bisa membuka akses pasar lebih luas dalam membuka peluang bisnis.

Keberadaan Koperasi Merah putih ini sangat strategis dan jelas hulu ke hilirnya tinggal didukung oleh Sumberdaya manusia yang handal, jujur dan memiliki tanggung jawab yang tinggi untuk kemajuan koperasi, dan mampukah BUM Desa dan Koperasi Merah Putih bersinergi? Sebagian masyarakat masih masih kurang faham dan kepercayaan tentang koperasi, dan masih lemahnya manjemen yang ada di koperasi dan perlu memberikan penjelasan pentingnya menjadi anggota koperasi.

Melihat keterbukaan di media sosial tentang KMP (Kopersi Merah Putih) ini bisa kita lihat dan didengar tentang kepengurusan, insentif pegawai koperasi, contoh usaha yang dijalankan, sumber dana, cara kerja koperasi dan informasi KMP lainnya tapi tujuannya sama memberikan kepentingan informasi kepada masyarakat mengetahuinya, tetapi pergerakan KMP ini perlu dukungan dari berbagai ahli dibidang ilmu koperasi dan dukungan dari bebagai ahli dibidang ilmu seperti manajemen SDM, manajemen keuangan dan ilmu kearsipan, untuk memberikan pondasi yang kuat tebentuknya KMP yang maju dan menunjukan kepada pemerintah bawa mampu menjalankan program sesuai harapan dan dirasakan oleh masyarakat desa.

Keterlibatan dan pentingnya sumber daya manusi pada pengurus koperasi setidaknya mereka memiliki kemampuan ilmu dibidang perkoperasian, manajemen koperasi dan manajemen keuangan.
Bagaimana halnya dengan ilmu bidang kearsipan? kelihatanya tidak ada hubungannya atau mungkin tidak langsung signifikan tetapi telaah yang didalam memiliki peran yang strategis yang dapat dimplemetasikan oleh seorang arsiparis dalam pengelolaan koperasi merah putih ini.

KMP membutuhkan sistim yang akuntabel, transfaran dan profesional. Masih banyak orang yang belum tahu begitu pentingnya arsip terkadang arsip dianggap sepele dibayangkan hanya setumpukan kertas yang berantakan tersipan disudut ruangan atau ditempat yang tidak layak dan diikat begitu saja, dokumen berantakan diatas meja, dibawah meja sehingga merusak pemandangan dan sulit menemukan dokumen yang diperlukan ini merupakan visual arsip kacau.

Lebih jelas kontribusi dari arsiparis berpengaruh signifikan dalam pengelolaan KMP membetuk nyata dalam tata kelola organisasi yang baik, tertib administrasi, peran serta dalam klasifikasi arsip seperti arsip laporan keuangan, data anggota, legalitas aset koperasi, notulen rapat, foto-foto kegiatan yang tersusun rapi mengimplentasikan sistem arsip digital memudahkan pencarian arsip, efesiensi tempat, mudah diakses.

Penelusuran arsip sebagai jejak rekam dari awal kegiatan sampai dengan akhir laporan tahunan koperasi akan tercatat sebagi bukti nyata memeberikan informasi penting kemajuan KMP.Mengulas sedikit Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip vital arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan utama bagi kelangsungan operasional lembaga, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. (Pasal 1 angka 8 UU No. 43 Tahun 2009), contoh arsip vital pada KMP adalah Akta pendirian, AD/ART, surat izin, dan dokumen kontrak dengan pihak ketiga secara aman dan tertib, jika keberadaan Arsip diatas tidak dijaga akan mengakibatkan kerugian.

Tugas Sederhana Penyimpanan Arsip di Koperasi Merah Putih

Jika digali lebih dalam dan diketahui ilmu bidang kearsipan diantaranya Arsip Dinamis, Arsip In Aktif dan arsip Vital. Persepektif lain Arsip Dinamis untuk koperasi adalah; Arsip yang sering digunakan dalam kegiatan sehari hari dalam pelayanan administrasi di koperasi seperti; daftar hadir anggota, formulir pendaftaran anggota, buku induk, surat sebagai anggota koperasi, bukti kwitansi, laporan harian, buku besar, neraca keuangan dan arsip pinjaman anggota, data inventaris barang, data pegawai staf koperasi dan anggota, surat tugas, arsip izin uasaha, akta pendirian.

Persepektif Arsip in Aktif adalah arsip yang berada di koperasi yang jarang digunakan dan masih mempunyai manfaat contoh laporan keuangan tahun lama, hasil audit 5 tahun kebelakang, data anggota yang sudah keluar dan arsip potongan anggota yang sudah lunas arsip in aktif ini disimpan secara terpisah.Sedangakan yang dimaksud arsip vital adalah Arsip yang harus dijaga keberadaannya jangan sampai rusak atau hilang karena mempunyai nilai penting bagi kelangsungan hidup organisasi dan individu, mengapa demikian? Arsip vital tidak bisa diganti jika hilang jenis arsip vital yang ada di kperasi seperti; Akta pendirian dokumen perjanjian kerja, SK pengangkatan pegawain koperasi dikumen hasil audit yang telah resmi dari badan hukum koperasi, perlu digaris bawahi bahwa arsip vital perlu disimpan dikelola dengan penyimpanan khusus menggunakan lemari arsip yang anti rayap disimpan ditempat aman dan dibuatkan salinan digitalnya discan terlebih dahulu. sangat banyak sekali yang perlu diketahui oleh pengurus koperasi khusus nya jenis arsip arsip yang ada dikoperasi ini mempunyai nilai manfaat bagi keberlangsungan Koperasi merah Putih.

Mulai jelas bahwa arsiparis mempunyai pengaruh yang signifikan dalam memberikan kontribusi keilmuannya dibidang ilmu kearsipan stelah dipaparkan apa saja arsip yang ada dikoperasi.
Pengurus KMP setiap desa yang ada di Indonesia yakin sumberdaya manusianya beragam jenjang pendidikan dan kajian bidang ilmu diantaranya ilmu bidang koperasi, perbankkan, manajemen sumber daya manusia tapi bidang ilmu kearsipan merupakan ilmu yang memberikan arah untuk pengelolaan dokumen/arsip yang sistimatis, teratur, autentik sebagai informasi sebagai alat bukti yang selalu dibutuhkan khusunya di Koperasi Merah Putih, maka dari itu perlu ditegaskan pengelolaan sumber daya manusi KMP yang bekulitas dan memiliki keahlian dibidang koperasi mengadakan pelatihan yang terkait dalam pelaksanaan tugas dikoperasi seperti pelayanan prima, keuangan, manajemen koperasi, pelatihan pengelolaan arsip, dan pelatihan lainnya yang menunjang dalam pengembangan koperasi.

Kesimpulan:
Bahwa Koperasi Merah Putih adalah koperasi yang bertujuan untuk mensejahtrakan masyarakat desa, gagasan dari Bapak Presiden Republik Indonesia Keberadaan Koperasi Merah putih ini sangat strategis dan jelas hulu ke hilirnya tinggal didukung oleh Sumberdaya manusia yang handal, jujur dan memiliki tanggung jawab yang tinggi, ditunjang dengan bidang ilmu seperti manajemen koperasi, keuangan, perbankkan, manajemen sumberdaya manusia dan ilmu kearsipan, menjadikan KMP yang profesional, maju berkembang untuk kemaslahatan masyarakat desa dibantu dengan kontribusi arsiparis dibidang ilmu kearsipan sebagai penyempurana tertib administrasi dan mendukung tata kelola organisasi yang tertib, efisien, transparsi dan akuntabel.

Penulis adalah: Staf Tendik di Unpad